第一章 總 則
第一條 為了加強研究生人事檔案管理工作的規范化、制度化、科學化，根據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關研究生管理工作規定，結合我校研究生管理實際情況，特制定本辦法。
第二條 研究生人事檔案（以下簡稱檔案）管理工作由研究生院統一負責管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管辦法。
第二章 新生檔案的審核整理
第三條 新生入學前檔案審核內容：
1、新生檔案嚴格按照研究生招生辦公室調檔通知單所規定的時間將檔案調入研究生院進行政審并保存。
2、從中學、大學、參加工作到研究生入學之前各段檔案材料應齊全。
3、最后學歷與報考學歷應一致。
4、正式黨員入黨材料（含入黨志愿書、發展及轉正材料等）應齊全。
5、預備黨員材料（含入黨志愿書、申請書、外調材料等）應齊全。
6、入黨積極分子材料。
第四條 檔案材料不齊全的通知本人，請原單位補齊。委培生檔案存原單位，我校重新建立檔案，只存研究生期間檔案材料。
第五條 新生檔案審核后，將及時整理、進行檔案編號，按編號順序存檔案柜。
第六條 預備黨員材料和入黨積極分子材料從檔案中取出轉黨委。
第三章 研究生在校期間材料歸檔
第七條 研究生院檔案室負責收集應歸檔的各種材料。各二級單位及有關部門按時按規定將應歸檔材料交研究生院。
第八條 研究生在校學習期間應該歸檔的材料包括以下內容：
1、入學材料：報名登記表，研究生入學登記表。
2、在校期研究生成績單。
3、學年鑒定表。
4、獎勵材料：獲得院級以上先進個人登記表。
5、處分材料：受院級以上處分登記表及有關材料。
6、組織發展材料：入黨申請書、入黨積極分子表、政審材料、優秀團員作為黨的發展對象推薦表、入黨志愿書、預備黨員考察表、轉正申請書等有關材料。
7、學籍異動材料：休學、退學、轉學、參軍、出國、復學等學籍異動相關材料。
8、研究生學位授予通知書。
9、畢業研究生登記表。
10、需歸檔的其他材料。
第四章 歸檔要求
第九條 所有歸檔材料必須是有關手續辦理完畢的最終材料。
第十條 歸檔材料必須完整、真實。凡材料規定由有關部門審查蓋章的，相關部門必須加蓋公章。
第十一條 各類材料只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，文字要清晰。
第十二條 上交歸檔材料前，各單位（部門）在材料上應標明學號，并按學號順序由小到大排列。
第十三條 歸檔材料交接時，交接雙方經辦人經核對無誤后履行簽字手續。若歸檔材料不符合歸檔要求，退回送交單位（部門）按要求重新整理。
第十四條 材料歸檔前，必須經檔案管理人員審核合格后方能存檔，歸檔時必須查學號、查姓名，確保無誤后方可裝入檔案，嚴防裝錯袋。
第五章 檔案的查閱
第十五條 因工作需要，以下人員可查閱研究生檔案：
1、院領導和辦公室管理人員。
2、與研究生管理有關的職能部門負責人或具體經辦人。
3、因工作需要，校外單位來人需查檔案，必須有單位介紹信。
其他人員未經批準，不得借閱研究生檔案。
第十六條 所有檔案查閱人必須按規定履行查閱登記手續，并注明查閱事由。
第六章 紀律、要求
第十七條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、拍攝、復制檔案內容和檔案材料。
第十八條 任何人查閱檔案后，必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第十九條 檔案一般只能在研究生檔案室查閱，不得借出。
第二十條 未經批準，任何單位不得私自扣留應歸檔材料。
第二十一條 檔案材料的提供部門應按規定的時間和要求上交歸檔材料。
第七章 離校研究生檔案辦理
第二十二條 離校研究生檔案的審查和復查。對畢業研究生的檔案材料由研究生院專職人員進行一次審查，材料不齊備的及時補齊。
第二十三條 對離校研究生檔案由研究生院專職人員進行復查，按照學校招生就業處提供的接收單位地址，填寫檔案轉遞通知單，通過機要等渠道轉遞到研究生接收單位組織、人事部門。
第二十四條 畢業研究生因就業延遲需保留檔案在研究生院，必須到招生就業處簽定檔案保留協議，檔案一般保留2年，2年后交原籍地方人才中心管理；畢業生未就業且未辦理檔案保留協議者，其個人檔案將退回原籍。
第八章 附 則
第二十五條 本辦法由研究生院負責解釋，未盡事宜，由研究生院決定。
第二十六條 本辦法自發布之日起執行。
